Concept verslag JR vergadering

Concept verslag Jaarvergadering Dorpsbelang
Klijndijk 24 november 2021

Aanwezig (alfabetisch):

Bestuur DK: Cor Hogenkamp (voorzitter), Annemieke Kaspers (penningmeester),

Albert van Wijk (lid). Marleen Claessens (verslag).

Leden DK: Esther Bos, Menno Dankaart, Arie de Goede, Tinus de Jong, Jan Koopman,

Jan v.d. Mark, Ria Muller, Hennie Oosterdijk, Wim Oussoren, Ruby Velds.

Afmeldingen: Erik Wellen, de 55+ Soos en de speeltuincommissie.

Opening
De voorzitter opent zijn laatste bestuursvergadering.
Vanwege Covid is de agenda beperkt.
Het verslag van deze vergadering komt op de website van DK. De leden kunnen er dan op reageren. Er is voor deze werkwijze gekozen omdat het door Covid dit jaar niet voor iedereen mogelijk is om fysiek aanwezig te zijn.

Vaststelling agenda

Er zijn geen opmerkingen bij de agenda.

Notulen vorige jaarvergadering DK (2020)

Deze notulen zijn er niet omdat er eind 2020 geen jaarvergadering was door Covid.

Secretarieel jaarverslag DK
Er zijn geen opmerkingen over het Secretarieel jaarverslag van 2020.
Er is (nog) geen secretarieel jaarverslag over 2021: er zijn weinig activiteiten geweest, de secretaris (Marleen) is halverwege het jaar gestopt en notuleert alleen nog de vergaderingen. Een kandidaat bestuurslid (Esther) heeft de afgelopen maanden al veel taken van de secretaris overgenomen. Secretarieel jaarverslag Dorpsbelang Klijndijk – Dorpsbelang Klijndijk

5. Financiën

Financieel jaarverslag 2020-2021: er is een financieel positief resultaat van

€ 1.014,81. Dit is toegevoegd aan de reserves van DK.

Rabobank-actie: de penningmeester geeft aan het jammer te vinden dat er niet meer gebruik is gemaakt van de Rabobank-actie dit jaar (daarvoor moet je wel bij de Rabobank bankieren). Deze actie levert 10 euro op per deelnemer.
Het beheer van de website ligt nu bij iemand anders, dat brengt meer kosten met zich mee.
Gesproken wordt over de Herfstfair: die was dit jaar in plaats van de rommelmarkt georganiseerd door een apart clubje mensen (en niet door ‘de rommelmarkt-commissie’).

De activiteiten in het dorp worden normaal gesproken georganiseerd door de activiteitencommissie waar zowel mensen vanuit DK als vanuit Udik in zitten.

Vanuit de zaal wordt geopperd dat het misschien beter zou zijn als de activiteiten-commissie zelf een budget had: dorpsbewoners weten niet altijd dat de financiële baten van activiteiten ten goede komen aan Udik en dus aan het Dorpshuis.

Het zou meer mensen (kunnen) stimuleren om actief te worden als zij weten waar de opbrengsten heen gaan. Het is een complexe constructie met DK en Udik, met name voor nieuwe bewoners. Opgemerkt wordt dat het beter gecommuniceerd kan worden hoe groot de opbrengsten zijn van een activiteit (oud papier ophalen bv.) en dat dit ten goede aan het dorpshuis komt.

Dat iedereen apart contributie int in het dorp wordt niet als ideaal gezien (DK, de ijsvereniging, Udik).

Geopperd wordt om deze constructie nog een keer beter te communiceren in Plaotselijk Nijs en/of op de website. Het bestuur van DK pakt dit op.

Kascontrole: ondanks dat er in 2020 geen jaarvergadering was, is er wel een kascontrole geweest. De aanwezige leden gaan hiermee akkoord.

De kascommissie had dit jaar dezelfde samenstelling als vorig jaar (Jan v.d. Mark en Wim Oussoren). De kascommissie heeft geen onregelmatigheden gezien en verleent decharge voor 2021.

Samenstelling kascommissie 2022: Tinus de Jong en Wim Oussoren.
Vaststellen contributie: € 5,00 per lid en € 2,00 voor de speeltuin: het voorstel is om dit ongewijzigd te laten. De aanwezige leden gaan akkoord.

6. Werkgroepen

Verslag activiteitencommissie 2021 (schriftelijk aangeleverd en voorgelezen):
‘Na een lange zomer zonder activiteiten vanwege ‘vriendje ’Corona, was er op 16 september 2020 weer een voorzichtige start met de koffiemorgengroep. Allen op anderhalve meter, maar iedereen was erg blij elkaar weer te zien. Daarmee werd het jaar 2020 ook meteen uitgeluid. Geen Kerst Culinair of andere activiteiten.
Pas in maart 2021 is er een actie gehouden om alleenstaanden en ouderen een paas-groet te brengen met een paar artistiek gekleurde eieren. Op 21 juli, 18 augustus en 29 september waren er na een lange tijd weer koffiemorgens. Er was een wandel/ speurtocht op 26 september om (opnieuw) kennis te maken met Klijndijk.

We hopen het volgend seizoen weer wat meer te kunnen doen.’

Verkeer
De werkgroep Verkeer van DK zoals deze er eerder was, is dit jaar gestopt.

Er wordt nog in klein comité gewerkt aan de (afronding van de herinrichting van de) Melkweg door Cor en Jan Koopman, in samenspraak met Ria Muller. Er zijn nog twee slapende leden: Jan v.d. Mark en René van Goor.

Regio-werkgroep Verkeer: vanuit een aantal dorpen in de gemeente Borger-Odoorn is een werkgroep opgericht die zich met het doorgaand verkeer in de gemeente bezighoudt (het zogenaamd oost-west verkeer). Vanuit Klijndijk zijn een paar mensen hierbij aangehaakt waaronder de voorzitter en Jan Koopman. Jan stelt zich voor als nieuwe inwoner aan de Melkweg. Hij vertelt onder andere dat de werkgroep Oost-westverkeer een adviesnota voor de gemeente heeft opgesteld. Deze is te vinden op de website van DK.
De Melkweg is opnieuw ingericht en momenteel vinden snelheidsmetingen plaats. DK heeft kort na de herinrichting een enquête onder de aanwonenden gehouden. De bevindingen van de aanwonenden staan op de website.

Samengevat: ‘In grote lijnen wordt het nieuwe “plein” erg onveilig bevonden en te groot zodat verkeer op het plein rare manoeuvres uithaalt. De nieuwe inrichting heeft onvoldoende effect, ook ter hoogte van de rotonde.

De snelheid is er gevoelsmatig niet uit. Er is/blijft een brede wens om de hele Melkweg een 30 km gebied te laten zijn. De bebording v.w.b. de fietspaden moet nog worden aangepast zodat bromfietsen naar de rijweg gaan. De wens van een 30 km weg moet (opnieuw) via de politieke weg. Metingen zullen de feiten laten zien. Daaraan wordt gewerkt en ook daarover zullen wij u informeren. De huidige contacten met de gemeente zijn goed, we zullen het pad warm houden.’

VVN heeft geadviseerd om snelheidsmetingen af te wachten en daarna met de gemeente te overleggen of aanpassingen nodig zijn. De besluitvorming ligt bij de politiek en daar moet de aandacht dus naar uitgaan. De dorpsagent is op de hoogte dat dit nog steeds speelt.

Er zit vertraging op de levering van de borden (dat bromfietsers op de rijbaan moeten).
Opgemerkt wordt dat niet iedereen weet dat binnen een 30 km zone verkeer van rechts voorrang heeft.
Hoofdweg Klijndijk-Odoorn: er is geen geld voor snelheidsbeperkende maatregelen aldus de gemeente.
De gemeente heeft 8 Smileys aangeschaft, het is nog niet bekend wat ze daarmee gaan doen.
Gevraagd wordt naar de volgende meting van snelheid en aantal passanten: geadviseerd wordt om dit nog een keer te meten voordat de aansluiting met de N34 klaar is en dat dit officieel als een nulmeting wordt gezien. Vanuit de gemeente en provincie is toegezegd (en vastgelegd) dat als er een substantiële toename van het verkeer is, de gemeente en provincie daar samen (financieel) een oplossing voor zoeken. De meting van nu is geen nulmeting omdat er nog werkzaamheden plaatsvinden.
Opgemerkt wordt dat het goed zou zijn dat DK bericht ontvangt van de oplevering omdat dat een duidelijke afbakening van dit project vormt.
De werkgroep krijgt een compliment voor de getoonde vasthoudendheid.

Ommetjes (Arie de Goede): kort overzicht van de afgelopen 2 jaar: Jan Mulder is in 2020 gestopt, Menno Dankaart is in 2021 gestopt met alle bestuurlijke taken.

Albert van Wijk, Jan v.d. Mark en Arie gaan door en maken dankbaar gebruik van vrijwilligers als er iets moet gebeuren (bv. de snipperactie). De vier wandelroutes zijn onderhouden zoals het vervangen van paaltjes, snoeien, inspectie uitvoeren en het reageren op signalen van wandelaars. Publiciteit: de eigen website is geïntegreerd in die van DK met als voordeel dat alles over Klijndijk daar te vinden is (behalve Udik). Gewerkt is ook aan het updaten van borden bij de wandelroutes (en bij het onderduikershol) en er zijn nieuwe A5 flyers. De vlonder bij de Zietak is verwijderd: na herhaalde vernielingen stelde een ambtenaar vast dat er een gevaarlijke situatie was ontstaan, niet alleen door een kapotte plank maar ook omdat daar de uitlaat van de riool-overstort is wat een risico voor de gezondheid vormt. De ambtenaar stelde dat de werkgroep verantwoordelijk is als er iets gebeurt. Daarop heeft de werkgroep de vlonder verwijderd.

Schone Zietak

De eerder genomen monsters zijn zoek geraakt bij het Waterschap, er zijn opnieuw monsters genomen. Het Waterschap spreekt alleen over rottend blad en niet over de riool overstort in de Zietak. Volgens de gemeente is het Waterschap verantwoordelijk voor overlast en eventuele gezondheidsrisico ‘s. Daarom heeft de werkgroep onlangs schriftelijk het Waterschap verantwoordelijk gesteld.

De betrokken wethouder heeft toegezegd dat voor het eind van het jaar (2021) er nieuwe onderzoeksresultaten moeten zijn.

Begin januari 2022 komt de werkgroep weer bij elkaar.

In de werkgroep zitten momenteel vanuit Klijndijk: Roelf en Annemiek Bos, Margriet Blokzijl, Jan v.d. Mark, Tjakko Smit, Erik Wellen.

Het bestuur van DK zal nog praten hoe de verbinding met DK vorm krijgt na het vertrek van de voorzitter van DK.

Onderduikershol 4 mei: Henk v.d. Veen vertegenwoordigt met Nicole van Rooij DK in het 4 mei Comité Valthe-Klijndijk. Henk heeft onderstaande input aangeleverd:

‘2020: In het kader van het 75 jarige bevrijdingsfeest is er geld beschikbaar voor vernieuwing van het dan in slechte staat verkerende onderduikerhol.

Vanaf het plaatsen van de steen vind er jaarlijks een stille tocht plaats naar het onderduikerhol. Het ene jaar vanuit Klijndijk en het andere jaar vanuit Valthe. Jaarlijks vind er een herdenking plaats in samenwerking met de 3 scholen van Valthe en Klijndijk. De groepen 8 van de scholen geven de adoptie van het onderduikerhol over aan groep 7 ( nu alleen nog van de school in Valthe).

Op verzoek van o.a. scholen in Emmen en andere groepen vinden er excursies plaats naar het onderduikerhol waarbij het comité als gids fungeert. Tijdens zo’n bezoek van een school uit Emmen was Nicole van Rooij als docent aanwezig. Zij werd getroffen door het hele gebeuren. Zij was ook betrokken bij de organisatie van het bezoek van alle scholen uit de gemeente Borger-Odoorn aan 4 oorlogsmonumenten in het kader van

75 jaar bevrijding. Leerlingen van haar school zouden betrokken worden in de organisatie. Wegens corona ging de gebeurtenis in april 2020 niet door en ook niet in de herfst van 2020. Uiteindelijk is in april 2021 een filmopname gemaakt, bij en over deze monumenten en deze vertoond op de scholen.

Zowel de herdenking van 2020 als 2021 gingen niet door. Als alternatief hadden we een herdenking die op Facebook te volgen was en eventueel nog te zien op de site van het

4-5 mei comité. 2021: door verandering in het personeelsbestand van Staatbosbeheer is toestemming verkregen de ligging van het 2^e onderduikerhol aan te geven.’

Speeltuin: er is een jaarverslag, financieel jaarverslag en schema van aftreden binnen gekomen. Uit het jaarverslag:

‘De speeltuincommissie bestaat uit de volgende leden: Arjen van der Veen, Andries van Veen, Marcel van Klinken, Johan Koops, Steve Hegen, Martin Kort en Michel Huls.

De speeltuincommissie komt normaliter drie keer per jaar bijeen om te overleggen en de lopende zaken te bespreken en de lijst van de speeltuincontrole door te nemen. Als er aanleiding toe is komt de commissie vaker bijeen.

Vanwege de Covid-19 maatregelen heeft de speeltuincommissie slechts één keer vergaderd en heeft er nog geen officiële opening plaatsgevonden. We zijn nog met de gemeente in gesprek gegaan of en op welke wijze de toegangsweg naar het KPN-gebouw kan worden aangepakt. In het najaar zal de aannemer de toegangsweg opnieuw leggen.
De speeltuin wordt regelmatig door één van de leden gecontroleerd. Hierbij wordt gelet op eventuele gebreken aan de speeltoestellen en de staat van het speelterrein in zijn algemeenheid. Tevens wordt de prullenbak regelmatig geleegd. Eventuele gebreken worden in de logboeken van de betreffende speeltoestellen bijgehouden. De speeltuincommissie houdt in het voorjaar, de zomer en in het najaar een extra uitgebreide controle m.b.t. de speeltoestellen en het terrein. Daarbij worden de toestellen schoon gemaakt, het zand wordt geëgaliseerd, de graskanten worden afgestoken en eventuele obstakels worden van het terrein verwijderd.
DK zorgt voor het innen van de donateursgelden. De commissie staat ook vermeld op de site van DK. De jaarlijkse gemeentelijke subsidie is weer verstrekt. Het financiële jaarverslag is opgemaakt en goedgekeurd. Dit is in te zien bij ondergetekende (Arjan van Veen) en de penningmeester van DK.’

Er is een prachtig nieuwe speeltuin gerealiseerd, waarvoor veel waardering!
De officiële opening zal in het voorjaar van 2022 plaatsvinden.

Er is een nieuw bord beschikbaar.

Opgemerkt wordt dat het beter zou zijn als het verslag en het financiële verslag hier ook ter inzage zouden liggen. Dit zal volgend jaar weer het geval zijn.
Er gaat een bestuurswisseling plaatsvinden, daarvoor heeft de commissie zelf een schema gemaakt.

8. Samenstelling bestuur

Aftredende bestuursleden:
Menno Dankaart en Marleen Claessens hebben al eerder afgelopen jaar aangegeven te stoppen. Marleen blijft als notulist beschikbaar.
Volgens het rooster van aftreden treedt af en is herkiesbaar:

Cor Hogenkamp (voorzitter). Cor stelt zich niet meer beschikbaar.

Kandidaat-leden: Esther Bos (zij zit ook in de Hunze-commissie en de activiteiten-commissie), Ruby Velds en Ria Muller.
Tegen-/kandidaten, ondersteund met handtekeningen van vijf leden kunnen tot een uur voor de vergadering worden ingediend bij het bestuur.

Er zijn geen aanmeldingen binnengekomen.

Vaststellen nieuw bestuur DK: de aanwezigen stellen vast dat de drie kandidaat-leden alle drie bestuurslid worden, zij worden van harte welkom geheten in het bestuur.

Het bestuur van DK bestaat daarmee uit: Esther Bos, Annemieke Kaspers, Ria Muller, Ruby Velds en Albert van Wijk. Notulist is Marleen Claessens.

De onderlinge taakverdeling zal later plaatsvinden.

De vertrekkende voorzitter Cor wordt namens het bestuur maar ook vanuit de aanwezigen hartelijk bedankt voor zijn ‘tomeloze inzet’ de afgelopen jaren.

Als dank heeft DK namens Cor een donatie gedaan aan Kika (Stichting Kinderen Kankervrij). Cor wilde geen bloemen maar een presentje met bloembollen wordt wel gewaardeerd.

9. Dorpsbudget:

Het dorpsbudget is vanuit de gemeente beschikbaar gesteld en kan gebruikt worden om de leefbaarheid in het dorp te verbeteren. Daarmee is dit budget voor alle dorpsbewoners ‘beschikbaar’ en niet alleen voor leden van DK.
Jaarverslag besteding Dorpsbudget 2021: dit ligt op tafel ter inzage.
Het is de bedoeling dat er jaarlijks een aparte vergadering komt waarin DK verantwoording aflegt over de besteding van het dorpsbudget.
DK zal de werkwijze rond het dorpsbudget nog opnemen op de website van DK.
Opgemerkt wordt dat er veel meer mogelijkheden zijn om gebruik te maken van beschikbare subsidies.

10. Rondvraag

Gevraagd wordt waar je terecht kunt met input voor de website.

Er is nog behoefte aan mogelijkheden voor (bv.) twee bestuursleden om in te kunnen loggen op de website om zelf dingen te kunnen plaatsen. De beheerster van de website moet dit nog regelen. Input kan bij DK worden aangeleverd.

Er wordt opgemerkt dat het soms lastig is om inwoners te betrekken bij dorpse zaken, vooral als het gaat om bestuurlijke taken.
Nieuwe wet over bestuurlijke aansprakelijkheid (WBTR): het bestuur van DK is hiervan op de hoogte en pakt dit op.

11. Sluiting

Actielijst jaarvergadering 2021

Beter communiceren hoe de (financiële) structuur is rond DK en Udik.	DK
In PN/op de website van Klijndijk informatie opnemen over het Dorpsbudget	DK